”Mielestäni moderni työ on yksinkertaisuudessa sitä, että mikäli työnkuva sallii, voit aloittaa päiväsi paikassa kuin paikassa tietoturvallisen laitteen kanssa ja tekoälyassistentin (Copilot) tukemana päivittäisissä työtehtävissä.
Moderniin työhön kuuluu mielestäni se, että työntekijöillä on selvä käsitys siitä, mitä yhteistyöhön mahdollistavia työkaluja yrityksessä on käytössä, miten niitä käytetään ja ennen kaikkea, että tiedon jakamiseen hyödynnetään pilven voimaa. Työntekijän tueksi on tullut tekoäly ja oleellisesta on se, että rohkeasti kartoitetaan parhaimmat käyttötapaukset, sillä tutkimukset osoittavat, että jos tekoälyä osataan hyödyntää, lisää se työn mielekkyyttä.”
Micke Alho | Territory Channel Manager | Modern Workplace | Microsoft
Moderni työ on yksinkertaisuudessaan joustavuutta, yhteistyötä ja teknologian älykästä käyttöä. Käytännössä se tarkoittaa henkilöstön, työn ja teknologian yhteistyön sopeutumista tämän päivän nopeatahtiseen maailmaan. Kaiken tämän tavoitteena on tuottavuuden parantaminen niin henkilöstön kuin yrityksen näkökulmasta.
Moderni työ sisältää etä- ja hybridityömahdollisuudet, digitaaliset yhteistyövälineet, työntekijän hyvinvoinnin ja ketteryyden huomioimisen sekä tietenkin tekoälyn ja automaation. Mutta miten nämä kaikki käsitteet oikeasti muuttavat tapaamme työskennellä?
”Moderni työ antaa työntekijälle uusia mahdollisuuksia. Pilvipalvelut ja niiden mahdollistama paikkariippumattomuus on mullistanut tavan tehdä työtä käytännöstä mistä tahansa. Tekoäly-apurit helpottavat tehtävien päivittäistä suorittamista sekä avaavat täysin uusia käyttötapoja ja -kohteita.
Toisaalta moderniin maailmaan sisältyy myös uhkakuvia ja näiden torjuntaan tarvitsemme asiantuntevia teknologiakumppaneita sekä tietoturva-ratkaisut, jotka suojaavat käyttäjiä mahdollisilta tietoturvahyökkäyksiltä. Kumppanin aktiivinen rooli käyttäjien kouluttamisessa on myös olennainen osa turvallista modernia työympäristöä.”
Mikko Salmela | Business Development Manager | Cloud & Software | TD SYNNEX Finland
Kaikki lähtee liikkeelle yrityksestä, joka mahdollistaa työntekijöiden työskentelyn mistä tahansa. Tämä muutos ei ainoastaan paranna työn ja vapaa-ajan tasapainoa, vaan myös mahdollistaa henkilöstön palkkaamisen ympäri Suomen ja jopa ympäri maailman. Yritykset voivat ottaa käyttöön ohjelmistoja sekä käytänteitä, jotka tukevat etä- ja hybridityömalleja. Kaikki tämä tähtää siihen, että työntekijöillä on toimivat ja ajantasaiset työkalut, olivatpa he toimistossa, kotona tai tienpäällä.
Joustavuus kuulostaa hienolta, mutta miten se vaikuttaa tiimidynamiikkaan? Eikö etätyö tee yhteistyöstä vaikeampaa vai voiko teknologia kuroa tehokkaasti umpeen tämän kuilun?
Korona viimeistään osoitti, että yritykset ja niiden henkilöstö muuttavat tapojaan työskennellä tarvittaessa erittäin nopeastikin ja työnteko ja tiedonkulku eivät katkea. Moderni työpaikka tarjoaa digitaalisia yhteistyövälineitä, kuten Teams, SharePoint ja OneDrive. Nämä alustat mahdollistavat saumattoman viestinnän, tiedostojen jaon ja yhteistyön tiimin jäsenten kesken sijainnista riippumatta. Reaaliaikainen asiakirjojen muokkaus, videoneuvottelujen järjestäminen sekä muistioiden kirjaaminen Copilotin avulla sekä integroitujen tehtävien ja projektinhallinnan kaltaisten ominaisuuksien avulla tiimit voivat työskennellä yhdessä tehokkaammin ja sujuvammin. Kaikki tietävät missä mennään, mitä kukakin tekee ja mitkä työtehtävien aikataulut ovat.
Toimistotyöläiset hyötyvät modernista työstä, mutta miten teollisuuden ala? Voivatko modernin työn ratkaisut parantaa tiimityötä ja työn tehokkuutta tuotantolinjalla? Vastaus on kyllä. Moderni työ mahdollistaa reaaliaikaiset päivitykset ja tärkeiden asiakirjojen jaetun käytön. Esimerkiksi käyttämällä Microsoft Teams –alustaa, tiimin jäsenet voivat jakaa turvallisuusohjeita tai työnkulun muutoksia välittömästi. Se mahdollistaa myös videoneuvottelut ja niiden tallenteet, jotka voivat auttaa kuromaan umpeen tiedonjaon kuilua, kun ihmiset työskentelevät eri vuoroissa.
Miten sitten hyvinvointi? Miten modernit työkalut ja työtavat tukevat työntekijöiden hyvinvointia ja miksi se on niin tärkeää?
Henkilökunta on yhtä kuin yritys. Sen tietävät kaikki. Motivoitunut ja hyvinvoiva henkilöstö taas resonoivat suoraan yrityksen tuottavuuteen. Moderni työpaikka jatkaa tätä ajatusmallia asettamalla hyvinvoinnin etusijalle. Käytännössä tämä sisältää mielenterveysresurssien edistämisen, säännöllisiin taukoihin kannustamisen ja tukevan yrityskulttuurin vaalimisen. Organisaatiot voivat hyödyntää teknologiaa tarjotakseen hyvinvointiohjelmia, jotka auttavat työntekijöitä hallitsemaan stressiä ja ylläpitämään terveellistä työn ja vapaa-ajan tasapainoa.
Siirrytään seuraavaksi ketteryyteen ja mukautumiskykyyn. Mitä nämä käsitteet tarkoittavat modernissa työssä? Miksi on tärkeää, että yritykset pystyvät mukautumaan nopeasti alati muuttuvaan maailmaan?
Moderni työpaikka kannustaa, mahdollistaa ja kouluttaa henkilökuntaa omaksumaan muutoksen ja innovoimaan jatkuvasti. Tämä voi tarkoittaa uusien teknologioiden käyttöönottoa, prosessien hienosäätöä datan pohjalta ja työntekijöiden palautteen keräämistä vaivattomasti. Ketteryyden kulttuuria vaalimalla yritykset voivat reagoida nopeasti markkinoiden vaatimuksiin ja kehittää kilpailuetuaan.
”Modernia tietotyötä tehdään Microsoftin ekosysteemissä hyödyntäen eri ratkaisuja ja Microsoft 365 -ohjelmistoja. Työympäristöt ovat yrityskohtaisesti määriteltyjä ja sisältävät eri ratkaisuita ja moduuleita tehtävien suorittamiseksi, mahdollistaen itsenäisen ja tiimityön sekä yhteistyön sidosryhmien kanssa.
Tekoäly (Copilot) tukee työtehtävien automatisointia ja tehostamista. Moderni työskentely on joustavaa ja riippumatonta ajasta ja paikasta, tarjoten valinnanvapautta. Tietoturvallisuus, datan hallinta ja tiedon eheys ovat keskeisiä elementtejä.”
Marko Pirinen | Toimitusjohtaja | VM IT
Copilot on tämän artikkelin julkaisuaikaan noin vuoden ikäinen. Pysähdytään hetkeksi miettimään, miten se on jo näin lyhyessä ajassa muuttanut tapaamme työskennellä.
Mitkä työtehtävät olet automatisoinut?
Kuinka hyvin olet pysynyt työtehtäviesi tasalla, kun Copilot on listannut tärkeimmät tehtävät ja auttanut niiden tekemisessä loppuun?
Kuinka paljon olet säästänyt aikaa muistiinpanojen laatimisessa, kun Copilot on kirjoittanut puhtaaksi kaiken?
Vastaus on varmasti jokaisella: paljon!
Työtehtävien automatisointi sekä Copilot agenttien lisääntyminen tulevaisuudessa ovat tekoälyn suurimmat teemat tulevan vuoden aikana. Copilotin avulla organisaatiot voivat vapauttaa työntekijöitä keskittymään strategisempiin aloitteisiin ja työtehtäviin. Tämä ei ainoastaan lisää tuottavuutta, vaan myös parantaa yleistä työtyytyväisyyttä, kun työntekijät voivat osallistua merkityksellisempään työhön. Copilot voi myös tarjota näkemyksiä ja analytiikkaa, joka auttaa yrityksen johtoa tekemään dataan perustuvia päätöksiä. Automatisoitu datankeruu yrityksen eri datalähteistä ja sen visualisointi vastaamaan yrityksen strategisia tavoitteita. Eikö kuulostakin hyvältä?
”Moderni tietotyö perustuu pilviteknologian hyödyntämiseen. Kaikki tiedostot ovat käytettävissä verkossa, mikä mahdollistaa työntekijöiden työskentelyn mistä tahansa.
Tietoturvan merkitystä ei saa kuitenkaan unohtaa ja työntekijän tulee noudattaa sen vaatimuksia. Työntekijöiden käytössä olevien laitteiden tulee olla rekisteröity yrityksen ympäristöön. Vahvat ja monimutkaiset salasanat ovat välttämättömiä, eikä niitä tule kirjoittaa post-it-lapuille. Kaksivaiheinen tunnistautuminen on erityisen tärkeää, jotta ulkopuolinen taho ei pääse käsiksi yrityksen dataan. Kiteytettynä, kaikkien laitteiden tulee olla yrityksen hallinnassa, jotta tietoturvaa voidaan valvoa, ylläpitää ja kehittää.”
Jere Lämsä | System Specialist | VM IT Oy
Tietoturva ja sen hallinta on tärkeää. Kun kaikki tieto on pilvessä, on data myös suojattava hyvin. Vahvat sekä monimutkaiset salasanat ja kaksivaiheinen tunnistautuminen (MFA) täytyy olla käytössä kaikilla, joilla on pääsy dataan. Microsoft 365-ratkaisut mahdollistavat nämä ja sen lisäksi jatkuvat päivitykset ylläpitävät ja kehittävät tietoturvaa sekä varmistavat, että organisaation tiedot ovat suojattuina.
Modernia tietotyötä tarjoava yritys pitää huolta myös siitä, että henkilökunta on tietoinen tietoturvallisuuden tärkeydestä ja miten mahdollisissa ongelmatilanteissa tulee toimia. Tiedottaminen ja kouluttaminen ohjelmistojen oikeaoppiseen käyttöön sekä parhaiden käytänteiden jakaminen sisäisesti niin yritys-, tiimi- kuin henkilötasolla varmistavat sen, että jokainen osaa toimia modernin tietotyön ympäristössä.
Kiteytettynä moderni työ tarkoittaa työympäristön ja työkulttuurin luomista, joka tukee joustavuutta, yhteistyötä, hyvinvointia, ketteryyttä ja teknologian älykästä käyttöä. Modernin työn tarjoamia mahdollisuuksia voi lähteä miettimään toimiala-, tiimi- sekä työtehtävä-kohtaisesti. Mahdollisuuksia on monia ja joskus tällaiseen “brainstormaukseen” on hyvä ottaa ulkopuolinen silmäpari.
Me toteutamme asiakkaillemme modernin työn työpajoja, joissa käydään läpi yritysten prosesseja, henkilökunnan työtehtäviä sekä johdon päätöksentekoon tarvittavan tiedonhankinnan kipukohtia. Näistä keskusteluista valjastamme yritykselle suunnitelman, jonka tarkoituksena on olla vauhdittamassa yrityksen kasvua henkilökunnan osaamisen ja sitoutuneisuuden kautta.