Tiedätkö, mistä maksat?

Parhaimmillaan IT on käyttäjälleen täysin näkymätön. Se on kuin sähkö, sitä vain tulee seinästä ja kaikki toimii. Me kaikki tiedämme, miltä sähkökatko tuntuu. Se halvaannuttaa suuren osan toiminnoista ja asioista, joita tarvitsemme arkeemme lähes koko ajan.

IT-järjestelmien ja koneiden käyttökatkoihin tulisi suhtautua samalla vakavuudella kuin sähkökatkoihin. Samalla on hyvä herätä kysymään, tiedätkö, mistä maksat IT:ssä ja kenen vastuulla käyttökatkot ovat.

Tehdään lyhyt laskuharjoitus, jossa muutamme katkot euroiksi. Oletetaan, että menetät noin kaksi tuntia joka viikko, kun IT-laitteet tai ohjelmistot eivät toimi ollenkaan, ovat hitaita tai arjessa käytettävä kriittinen tieto tai data on vaikeasti löydettävissä tai käytettävissä. Osa menetetystä ajasta voi johtua myös siitä, että etäpalaverit eivät toimi tai sähköpostit eivät kulje. Tuo kaksi tuntia tekee noin sata tuntia vuodessa ja vähintään noin 2500 euroa vuodessa − siis pelkkinä palkkakuluina ja menetettynä työaikana. Jo kymmenen henkilön organisaatiossa summa on vuositasolla huikea.

Toimimattoman IT:n vaikutus on myös merkittävä vaikuttaja työtyytyväisyyteen. Useiden tutkimusten mukaan se on jopa syy siihen, että organisaation ilmapiiri huononee ja ihmiset alkavat miettiä työpaikan vaihtoa. Asialla on suora vaikutus oman työn tuloksiin.

IT:n tulee olla skaalautuvaa ja kustannustehokasta. Varo kuitenkin vääriä säästöjä, silloin IT vasta maksaakin. Törmään usein myyntitilanteessa siihen, että säästöt yritetään tehdä väärästä paikasta, jolloin liiketoiminnan sujuvuus, turvallisuus ja jatkuvuus vaarantuu. Vastuullinen IT-kumppani ei halua asiakasta piilotetuilla kustannuksilla tai säästämällä väärästä paikasta.

Haluamme VM IT:ssä olla kuin kiinteistönhoitajia. IT:n tulee olla toimivaa ja näkymätöntä, ja ylläpito- ja kunnostustyöt pitää tehdä ajoissa. Joskus jopa poistamme asiakkailtamme IT-päällikön palkkaamisen tarpeen. Haluamme, että asiakkaamme tietää reilusti, mistä hän IT-ratkaisuissaan maksaa.